Publié par SavaneInspire — Catégorie : Banques — le 30 mai 2025

Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) N°003/2025 : Numérisation des Archives et Gestion Électronique des Documents (GED)

Localisation : Toute l’étendue du territoire camerounais
Date de publication : 26 mai 2025
Catégorie : Appel d’Offres
Rémunération : À négocier

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Contexte et Présentation

Dans le cadre de l’amélioration de sa gestion documentaire, Ecobank Cameroun S.A souhaite moderniser la gestion de ses archives physiques par un projet de numérisation des archives couplé à la mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED).

Le site d’archivage de Bonabéri gère un volume important de documents principalement sous format papier. Cette situation engendre des difficultés en termes de sécurisation, conservation légale et gestion efficace au quotidien. Ce projet vise donc à assurer la protection, la pérennisation et une exploitation optimale de ce patrimoine archivistique.

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Objectifs de la mission

• Numériser les archives physiques pour améliorer leur accessibilité, traçabilité et conservation sur le long terme.

• Associer des métadonnées pertinentes aux documents scannés afin de faciliter leur recherche et exploitation.

• Contrôler et valider l’exactitude des informations lors de la numérisation.

• Intégrer les documents numérisés dans la solution GED fournie pour une gestion centralisée, sécurisée et efficace.

• Reclasser les documents physiques conservés selon les normes archivistiques.

• Veiller au respect des réglementations relatives à la conservation des documents bancaires.

• Transférer les compétences par la formation et l’accompagnement du personnel concerné.

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Travaux à réaliser

1. Périmètre des archives

Les archives concernées comprennent divers documents, notamment :

• Dossiers liés aux opérations bancaires (trade, transferts, trésorerie)

• Dossiers de crédit et garanties

• Pièces comptables et ressources humaines

• Dossiers d’ouverture de compte et autres documents d’agences

Le volume total à numériser est estimé à 21 178 boîtes d’archives (format majoritairement A4, mais aussi A5).

2. Spécifications techniques

• Format des fichiers numérisés : PDF/A, PDF Standard ou PDF interrogeable avec OCR obligatoire.

• Résolution minimale : 200 DPI en noir et blanc ou couleur.

• Optimisation de la taille des fichiers sans perte de qualité.

• Transfert sécurisé des fichiers via serveur interne, FTP sécurisé ou VPN.

• Intégration dans la GED hébergée sur un serveur conforme aux normes de sécurité d’Ecobank Cameroun.

• Phase de test préalable sur un échantillon de documents.

• Le prestataire fournira et assurera la maintenance du matériel nécessaire à la numérisation.

3. Solution GED attendue

• Logiciel GED intuitif et adapté aux besoins d’Ecobank.

• Indexation automatique des documents selon des métadonnées définies (nom, date, type de document, etc.).

• Classement rigoureux suivant le plan de classement fourni.

• Intégration aux workflows métiers existants avec gestion sécurisée des accès et traçabilité des actions.

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Modalités de déploiement

• Prise en charge et transport sécurisé des boîtes d’archives, avec planification conjointe.

• Bordereaux de transfert pour chaque lot d’archives.

• Restitution des documents physiques dans leur état initial.

• Responsabilité logistique entièrement assumée par le prestataire.

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Critères d’évaluation

• Conformité et complétude des dossiers administratifs (RCCM, fiscal, attestations, etc.)

• Références locales et internationales pertinentes

• Expertise technique et organisationnelle

• Coût global de la prestation

• Autres critères (ex : domiciliation bancaire)

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Soumission des dossiers

Les dossiers doivent être rédigés en français ou anglais et déposés au plus tard le 2 juin 2025 à 16h00 à la :

Direction du Contrôle Interne, Ecobank Cameroun S.A
3e étage, immeuble Ecobank Akwa, face hôtel Akwa Palace

Sous pli fermé avec la mention :
« AO – NUMERISATION/GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS »
« Confidentiel » 

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